Voor sportscholen

Je rooster, je leden en je geld in één portaal

Het studioportaal is de werkplek voor je sportschool, en de app die je leden al in hun zak hebben is meteen hun ledenpas. Met een grens om hun persoonlijke gegevens heen die in de database staat, niet in het scherm.

Neem contact op over je sportschool

De grens

Wat ziet je sportschoolteam van een lid?

De administratie, nooit het persoonlijke. Je leden houden in dezelfde app hun voeding, hun metingen en hun check-ins bij. Daar komt je team niet bij, ook niet als dat lid daarnaast klant is van een coach.

Je team ziet de administratie

Naam en e-mailadres
Lidnummer en telefoon
Geboortejaar
Boekingen en bezoeken
Lidmaatschap en facturen

En nooit het persoonlijke

Het voedingsdagboek
Metingen en gewicht
Voortgangsfoto’s
De chat met een coach
Medische gegevens

De server bewaakt dit, niet alleen het scherm: een rol die iets niet mag, krijgt het ook niet als het verzoek buiten het scherm om komt.

Een trainer ziet van zijn eigen lessen de aantallen, nooit de namen
Bij een seizoensplan zie je tellingen vanaf vijf leden; daaronder staat er "minder dan 5"
De QR-pas is geen sleutel: hij legt alleen vast dat iemand er was
Ook Athverge kijkt alleen in de administratie, alleen lezen, en elke geopende kaart komt in een logboek

Het portaal

Wat zit er in het studioportaal?

Zeven ingangen, geen doolhof van modules. Alle schermen staan onder de zeven vragen die je ’s ochtends stelt. Op een telefoon zie je de vier werkplekken die bij jouw rol horen, en de rest onder Meer.

Vandaag

Je dag openen en in één blik zien wat niet kan wachten. Bovenaan de eerstvolgende les, daaronder wat aandacht vraagt.

De eerstvolgende les met tijd, bezetting en wachtlijst, en één knop: Deelnemers openen
Verzoeken van leden, leads om te bellen en betalingsachterstanden op één lijst
Stille leden, en lessen die nog een vervanger zoeken
Taken met een verantwoordelijke, een stand en een opvolgdatum
Op leads en verzoeken staat "Ik pak dit op", met het contactverleden erbij
Je team krijgt hoogstens één pushmelding per dag, zonder details

Rooster

Je plant geen weken met de hand. Je legt een vast moment vast en het rooster vult zichzelf vooruit.

"Yoga, elke donderdag 19:00, zaal 1" is de herhaalregel; het portaal maakt de losse lessen
Je stelt zelf in hoe ver vooruit, en het scherm zegt tot welke datum het rooster klaarstaat
Een les wijzigen doe je voor alleen deze les of voor deze en volgende, met eerst een voorvertoning
Meld je een les af, dan krijgen alle deelnemers bericht en hun strip terug
Personal training met beschikbaarheid per trainer
Dubbele inzet wordt gesignaleerd; vervanging vraagt de trainer, de leiding wijst toe

Leden

Je begint met de leden die je al hebt, ook met de leden die de app nog niet hebben.

Een lid toevoegen zonder app: hij staat in de administratie en krijgt een koppelcode voor later
Koppelt hij later zijn account, dan blijven lidnummer, strippen en boekingen van hem
Je ledenbestand inlezen uit een CSV, met kolomherkenning en een voorvertoning vóór je importeert
Per regel kiezen of iemand een actief of een oud lid wordt, zodat opgezegde leden je trede niet ophogen
Een ledenkaart met zes tabbladen: overzicht, boekingen, lidmaatschap, betalingen, contact en gezin, gegevens
Stille leden: wie een ingesteld aantal weken niet kwam, zodat je belt vóór iemand opzegt

Balie

Een werkplek op het hele scherm, het liefst op een tablet naast de deur.

De lessen van vandaag met wat nu loopt bovenaan; een les openen geeft de deelnemerslijst
Inchecken met één tik, niet gekomen markeren, van de wachtlijst doorschuiven, een walk-in inboeken
Elk lid heeft een intrekbare QR-pas; je scant met een handscanner of tikt het lidnummer in
Kioskstand: de tablet toont alleen het codeveld, de ledenzoeker verdwijnt
Kas van vandaag: een losse verkoop of een openstaand bedrag vastleggen
Inchecken mag je hele team, ook zonder verdere rechten

Geld

Je eigen omzet, je eigen factuurnummers, je eigen btw. Athverge verplaatst nooit geld.

Je koppelt je eigen Stripe-account; je leden betalen op jouw betaalpagina, nooit als in-app-aankoop
Lidmaatschappen, strippenkaarten, losse lessen, personal training en cursussen
Per lidmaatschap een contract: minimumduur, opzegtermijn, wat er daarna gebeurt, of pauzeren mag
Toegangsregels in gewone zinnen: "Je lid mag 2 keer kickboksen per week"
Een proefdraai vóór je opslaat: hoeveel leden raakt deze regel, en hoeveel lessen vallen erbuiten
Achterstanden met een grens: vanaf welk bedrag een lid niet meer kan boeken

Rapportage

Vier vragen over één periode, met een CSV eronder.

Hoe vol zaten je lessen, per dag, lestype en zaal
Wat er binnenkwam, per productsoort, met de splitsing tussen online en balie
Wie er niet kwam opdagen
Btw per kwartaal, per tarief
Een roostermanager zonder geldrecht ziet de bedragen niet

Beheer

Je team, je vestigingen en je huisregels. Instellingen zijn vragen in gewone taal, geen getalvelden.

Vier rollen die de database bewaakt: eigenaar, manager, balie en trainer
Je team uitnodigen met een eenmalige code, met een tabel "Wie mag wat" erbij
Vestigingen en zalen met openingstijden, sluitingsdagen en capaciteit
Je merknaam en je accentkleur; de app van je leden neemt die kleur over
Je voorwaarden met versie en datum; bij een nieuwe versie aanvaardt een lid opnieuw
De verwerkersovereenkomst teken je in het portaal, met de lijst van partijen die Athverge inschakelt

Voor je leden

Wat zien je leden in de app?

Mijn studio, in de app die ze al hebben. Je leden hoeven geen tweede app te installeren en betalen Athverge niets. Mijn studio zit in de gewone Athverge-app, en Athverge Pro is er niet voor nodig.

Vóór de knop staat of ze mogen boeken

En zo niet, waarom: niet in je lidmaatschap, andere vestiging, beurten van deze week op, buiten de leeftijd, geboortejaar nodig, openstaand bedrag of nieuwe voorwaarden. Ook of afzeggen nog kosteloos is, staat er vooraf bij.

Een wachtlijst die vanzelf doorschuift

Zegt iemand af, dan schuift de eerste door en krijgt bericht. Wie geen toegang meer heeft, wordt overgeslagen. Komt er vlak voor de les een plek vrij, dan kun je daar een aanbod van maken: wie het eerst bevestigt, gaat.

Inchecken met hun eigen code

Lidnummer, persoonscode en een persoonlijke QR-code voor de balie of de kiosk. Een nieuwe code maken trekt de oude in, en lidnummer en persoonscode werken ook zonder internet.

Een ouder regelt het voor zijn kind

De balie begint de koppeling, de ouder bevestigt in de app. Daarna boekt en zegt hij af namens zijn kind, en geeft hij de toestemmingen: deelname, beeldgebruik, medisch contact bij een ongeval en vervoer, met datum bewaard en op elk moment weer in te trekken.

Een pagina die proeflessen binnenhaalt

Eén webpagina per sportschool zonder inloggen: je rooster met de vrije plekken, de leeftijd per les, de trainer en je proefles. Je kiest zelf of iemand meteen een plek vastlegt of eerst een aanvraag doet, en hoeveel proeflesplekken er per les zijn. Een aanvraag komt als lead in je portaal, op dezelfde lijst waar je balie haar eigen leads noteert. Standaard staat er niets openbaar: je zet de pagina zelf aan, en ziet eerst een voorvertoning van wat internet te zien krijgt.

Abonnement

Wat kost Athverge voor een sportschool?

Je schuift vanzelf mee met je ledenaantal. Je betaalt Athverge per maand of per jaar, naar het aantal actieve leden. Er zijn vijf tredes: tot 50, 51 tot 150, 151 tot 400, 401 tot 1000, en 1001 leden en meer. Uitgenodigde, gepauzeerde en beëindigde leden tellen niet mee, we meten aan het begin van elke maand, en nooit met terugwerkende kracht.

Groei blokkeert nooit: je balie kan altijd een lid inschrijven
Je leden betalen jou, niet Athverge, en hebben geen Athverge Pro nodig
De publieke studiopagina zit bij het abonnement in

De tarieven zijn nog niet vastgesteld. Neem contact op, dan vertellen we wat we wel weten.

Eerlijk vooraf

Wat kan het studioportaal nog niet?

Het portaal is gebouwd en machinaal getoetst, maar nog niet door een echte eigenaar doorlopen. Dit hoor je liever nu dan na de overstap.

Athverge registreert, het rekent niet af: geen pinkoppeling en geen kassalade
De QR-pas opent geen deur, en scannen met de camera van een tablet bestaat niet
Er is geen eigen app of eigen logo per sportschool; wel je merknaam en je kleur
Geen personeelsrooster en geen urenregistratie, alleen trainerplanning per les
E-mail aan leden gaat alleen over hun lessen en hun betalingen, nooit als nieuwsbrief
Lopende incasso’s uit je vorige pakket neem je niet mee
Seizoensplannen en de wedstrijdkalender zijn een pilot die we per sportschool aanzetten
Nog geen sportschool werkt er echt mee; we zoeken de eerste
De app voor je leden staat nog niet in de Play Store; de lancering op Android is in voorbereiding

Hoe begin je met Athverge in je sportschool?

Je neemt contact op en vertelt wat voor sportschool je hebt en hoeveel leden.
Wij maken je studio aan; er is geen zelfaanmelding en dat blijft zo.
Je richt hem zelf in met een wizard in vijf stappen, en leest daarna je ledenbestand in met een CSV.

De verwerkersovereenkomst teken je voordat je importeert. Elke stap van de wizard wordt meteen bewaard, en zolang er stappen openstaan blijft de inrichthulp op Vandaag staan.